Chroniques d’une assistante (presque) parfaite
Épisode 2 : Femme d’affaires en mode sans échec
Il est 8h47.
Le thé est (encore) chaud. L'ordinateur est prêt à faire feu sur le bureau, et le planning de la journée déjà fait. Aujourd’hui, je me suis jurée de rester concentrée. Objectif : efficacité maximale.
Mais… à peine installée, le Wi-Fi décide de faire une crise existentielle.
Et c’est ainsi que ma journée de femme d’affaires freelance démarre : sans connexion, mais avec détermination.
☕️ Multitâche niveau légende
À peine le temps de respirer que je jongle entre :
- un client qui panique parce qu'il a reçu un message de l'URSSAF et perdu ses mots de passe (envoyée trois fois),
- une relance de paiement à écrire avec tact ("Bonjour, toujours pas de règlement, bisous bienveillants..."),
- et une réunion à planifier avec trois agendas incompatibles.
En fond sonore ? Le micro-ondes qui fait “ding”, mon téléphone qui vibre, et ma machine à laver me notifie que ma lessive est terminée. Sympa. Elle, au moins, elle respecte son timing.
Spoiler alert : C'est pas l'heure du café ?
📞 Et sinon, tu peux me rappeler vers 12h03 ?
Le téléphone sonne. C’est un client qui “n’en a que pour 2 minutes” (comptez 18).
Pendant ce temps-là, ma boîte mail décide qu’il est temps de me punir d’avoir voulu bosser trop tôt en m’envoyant 7 pièces jointes vides. Merci l’univers.
Mais je garde le cap. Parce que même quand ça tangue, je suis en mode sans échec.
📡 Système D : activé
Pas de Wi-Fi ? Hop, je passe sur la 4G.
Pas de 4G ? Partage de connexion depuis le téléphone.
Plus de batterie ? Je me lance dans une chasse au chargeur… celui que ma fille a pris, évidemment.
Pas de chargeur ? Je médite. En silence. Longtemps.
Spoiler alert, le retour ! : Un café serait le bienvenu.
💼 Une pro qui gère… avec style (ou presque)
Je réponds à un client pendant que je relis un courrier, je fais une recherche internet en coupant les légumes du déjeuner, et je termine un tableau Excel avec un œil sur la montre :
“Il est 11h53. J’ai encore 7 choses à faire avant midi.” Et malgré ça, je garde le cap. je suis en mode sans échec :pas parce que tout va bien, mais parce que j’ai appris à faire avec.
🧘♀️ L’équilibre ? Une invention de yogis
Chez moi, on m’appelle "la guerrière".
Je suis une femme d’affaires, une maman, une pro… et parfois juste une femme qui aimerait boire un café chaud jusqu’à la dernière gorgée.
💬 En résumé
Je ne suis pas parfaite, mais je suis efficace.Je ne suis pas une machine, mais je suis astucieuse.
Je suis une assistante indépendante, en mode sans échec, parce qu’on n’a pas toujours le choix… mais on garde le sourire quand même !
📆 Rendez-vous dans le prochain épisode :
💕 Épisode 3 – Épouse en mode automatique
😎 Chroniques d’une assistante en short : quand l’administratif ne prend pas de vacances
L’été, c’est la saison des mojitos, des tongs… et des relances impayées.
Oui, tu as bien lu 😅 Pendant que certains rangent leurs dossiers au fond d’un tiroir jusqu’au 15 septembre, d’autres (comme moi) tiennent la barre avec une main sur le clavier, l’autre sur un thé glacé.
Parce que non, l’administratif ne part jamais en vacances.
🌴 La to-do list d’une assistante administrative en été :
✔️ Répondre à un client qui m’écrit de son transat
✔️ Relancer une facture impayée avec tact… et crème solaire
✔️ Mettre à jour un tableau de bord tout en rêvant à la plage
✔️ Classer les documents, même ceux marqués "URGENT" depuis avril
✔️ Garder le sourire quand tout le monde m’écrit : "On voit ça à la rentrée ?"
😅 Ce que les clients pensent que je fais en juillet :
Option A : Je suis en vacances (à vie)
Option B : Je regarde Netflix avec un ventilo sur la tête
Option C : Je range mes crayons par ordre alphabétique
Spoiler : je travaille vraiment. Mais dans une ambiance plus cool, je l’avoue. Et c’est justement pour ça que c’est une période idéale pour :
✨ rattraper les retards
✨ réorganiser les bases
✨ anticiper la rentrée (et ne pas courir partout le 2 septembre à 8h45)
💼 Même en short, je gère
L’administratif d’été, c’est comme une pastèque bien fraîche :
ça fait du bien, mais faut pas le laisser traîner trop longtemps. 😜
Alors oui, je suis peut-être moins en tailleur, mais mon ordi, lui, n’a pas pris de RTT.
Et tes documents, tes relances, ta facturation ?
Ils n’ont pas besoin d’attendre non plus.
📩 En résumé :
Tu veux un été tranquille et une rentrée organisée ?
Parle-moi de ce que tu veux déléguer !
Je travaille tout l’été (avec ou sans crème solaire),
et je suis prête à te simplifier la vie.
🏖️ En juillet-août, la chronique change de ton (mais pas de fond)
🍹 Chroniques d’une assistante (presque) parfaite
Parce que même en été, je reste :
Comment bien déléguer sa gestion administrative : les étapes clés pour réussir
La décision est prise : vous avez compris qu’il est temps de déléguer votre gestion administrative. Bravo ! C’est une étape stratégique pour gagner en sérénité, en temps et en efficacité.
Mais comment s’y prendre pour que cette délégation soit fluide, sécurisée et réellement bénéfique ?
Voici les 5 étapes clés pour déléguer efficacement votre administratif sans stress.
1. Faire le point sur vos besoins réels
Avant de déléguer, prenez un temps pour identifier clairement ce qui vous prend du temps, ce que vous repoussez sans cesse… et ce que vous n’avez plus envie de gérer.
Posez-vous ces questions :
Quelles sont les tâches chronophages dans mon quotidien ?
Quelles missions peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre sans impact direct sur ma relation client ou mon chiffre d’affaires ?
Quelles compétences me manquent en interne ?
🎯 L’objectif est de cibler les tâches à externaliser en priorité : facturation, relances, gestion des mails, suivi administratif, etc.
2. Choisir le bon partenaire
La délégation administrative repose avant tout sur la confiance. Il est essentiel de choisir une personne :
compétente et expérimentée dans la gestion d’entreprise,
à l’aise avec vos outils numériques,
capable de s’adapter à votre fonctionnement.
Prenez le temps d’échanger, de poser vos questions et de vérifier que la communication est fluide.
🤝 Astuce : privilégiez un premier test sur une mission courte pour voir si le courant passe avant de vous engager sur le long terme.
3. Préparer le terrain pour une collaboration fluide
Une délégation réussie passe aussi par une bonne préparation :
Créez des accès sécurisés (mail pro, logiciels, etc.)
Partagez vos process, vos modèles de documents, vos outils favoris
Clarifiez vos attentes et vos priorités dès le début
📂 Plus l’assistante connaît votre univers, plus elle pourra vous faire gagner du temps efficacement.
4. Instaurer une communication claire et régulière
Même si vous déléguez, il est important de rester actif dans la relation :
Fixez un point hebdomadaire ou bimensuel
Définissez les canaux de communication (mail, téléphone, outils de gestion partagée)
Soyez disponible au démarrage pour répondre aux questions et ajuster le tir si besoin
📣 Une bonne communication évite les malentendus et permet de construire une relation de travail durable.
5. Faire régulièrement le bilan
Enfin, prenez le temps de faire des bilans réguliers :
Les objectifs sont-ils atteints ?
Gagnez-vous réellement du temps ?
Avez-vous envie de déléguer d'autres tâches ?
La délégation est un processus évolutif : vos besoins peuvent changer, tout comme vos priorités.
🔄 Ajustez au fur et à mesure pour que la collaboration reste au service de votre développement.
En résumé
Bien déléguer sa gestion administrative, c’est prendre le temps d’organiser, de communiquer et de s’adapter.
Ce n’est pas juste "faire faire", c’est s’associer à un professionnel de confiance pour avancer plus loin, plus sereinement.
🖋️ Besoin d’un coup de main pour franchir le pas ? Je vous accompagne dans cette transition avec efficacité et bienveillance.
📩 Prêt(e) à déléguer votre administratif en toute confiance ?